摘要

随着笔记本电脑、智能电话、平板电脑和云技术的出现和普及，要求员工在固定地点、固定时间上班，已经成为一种过时的管理模式。但如何让老板相信你在非办公室工作期间不会擅自与朋友吃饭或躺在沙发上上网呢？是什么阻碍了远程办公？

工时通专注于远程工作中需要解决的关键问题，使得远程工作更高效。

 

概述

近10年来日新月异的信息网络技术，为各类组织工作的开展提供了不可或缺的技术平台，也使得员工的远程办公成为了当今组织的一种弹性工作安排方式。由于远程办公能够满足组织和员工的多种需求，越来越多的西方企业使用远程办公方式，在旧金山和纽约均设有分公司的市场调研顾问公司Morar Consulting 所进行的一项针对全球25344名工作人员的研究发现，远程办公在灵活性、生产力和创造幸福感方面有着被广泛认可的优势。

在中国，随着市场竞争的日益激烈，尤其自金融危机爆发以来，许多企业对内部人力资源进行了重新配置，大量工作采用外包方式完成，劳动力市场对远程工作者的需求量不断增长。阿里巴巴早在2010年５月10日开始推行SOHO办公体验日，有近千员工在家办公。此外，为了顺应工作全球化趋势、满足顾客多样化需求和解决城市交通拥堵问题，也需要远程办公助一臂之力。随计算机技术的日益成熟，远程办公将为人们提供一种较为便捷的工作方式，打破传统的生活理念，实现跨地域上的联系，具有数字化、时空化、自由化的特点。不难预见，未来远程办公将加速发展。

远程办公这种办公形式尽管早已出现，科技进步已经使灵活办公成为现实，但管理困难是制约其发展的重要因素之一。老板们仍需要时间来适应这种新式的办公理念。如何让老板相信你在非办公室工作期间不会擅自与朋友吃饭或躺在沙发上上网呢？如今，在新一代信息技术的支持下，远程办公迎来自己的时代。下一代通信网络、物联网、云服务等新兴技术在一定程度上弥补了原有管理方法的缺陷，为远程办公管理创造了更多的可能性。

 

1 远程办公的研究进展

1.1 远程办公的定义

远程办公是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式，它使得雇员在相当一部分工作时间中，以远离雇主或传统办公地点的方式工作。远程办公一直被用于解决社会和组织的弊病，可帮助企业降低房地产成本。远程办公程度通常以一周内远程办公平均天数或小时数来衡量。

1.2 远程办公的形式

远程办公可以归纳为三种形式：一是以家庭为基础的远程办公。员工定期在家里工作，但不是每一天。在家里办公的员工一般是自由职业者或从事的工作相对独立。只要保持通信的畅通，就像在办公室里一样联系方便，便可实现远程办公。在家里办公的员工也经常使用其他通信媒介，如电子邮件和个人计算机链接到办公室服务器。二是在通用办公室（如酒店和远程办公中心）等场所灵活安排办公时间。在通用办公室，员工在靠近家的地方就近办公，方便员工，减少通勤时间。它在某种意义上是分支机构，其目的是解决员工换流的问题。通用办公室配备了办公家具及由总公司提供的设备，此外还可提供行政帮助。三是还有一种远程办公形式叫做移动办公，从事该工作的员工被称为移动办公人员。这个定义通常与移动销售人员有关，因为他们的工作性质使他们的大部分时间离开办公室。由于移动办公人员经常在路上，无论是在飞机上、汽车上还是轮船上，使用通讯工具在每个位置上与办公室沟通是必要的。

在现有研究中可发现，大部分学者关注的是第一类以家庭为基础的远程办公，对后两者的研究较少。

 

2 远程办公的优势

2.1 降低公司运营成本

采用远程办公，公司可以不购置或租赁写字楼和办公场所，不购买办公设备，更不必支付因办公而产生的设施设备的维修费用、办公用品费用、水电费、物业费等许多费用。

2.2 节省时间，提高效率

传统的办公是员工在固定的时间固定的场所集中办公，员工每天要赶点上下班，很多时间浪费在路上。运用远程办公，工作时间灵活，既节省时间，也能避免上下班路上发生的事故。在办公室里，员工会受外界环境干扰，思路被打断，每次都要花一定时间才能重新去回顾上个思想节点，必然造成效率低下。所以有些技术性编码等需要集中精力的工作都不得不留到晚上或周末才做。运用远程办公，员工可以避免被干扰，减少思路被打断，专注于工作，大幅提高工作效率。

2.3 易于获得和保留优秀人才

运用远程办公，公司的招聘将不受地域限制，而是直接面向全国乃至全球各地。同时，远程办公可以为公司吸引和保留最有用的员工。传统办公的监督和工作方式会降低员工对工作的控制程度，远程办公能够充分发挥员工的主观能动性，让团队更加有活力。远程办公也有利于一些特殊社会群体提供方便，比如说在家带小孩的女士，如果没有远程办公，可能就不得不放弃工作，这对公司和个人家庭都是损失。另外，对于一些身体不便的残疾人士，可能因远程办公而找到工作，自食其力，减轻家庭和社会的负担。

2.4 节约能源，保护环境

如果远程办公得到推广，将很大程度上减少私家车、公交、地铁、电动车的使用频率，降低能源消耗，对大气环保也会起到积极作用。在一定程度上解决或缓解雾霾、交通堵塞等一系列的社会问题。

 

3 远程办公管理的挑战

3.1 存在局限性

并非所有项目都适合远程办公，比如说生产型的项目，或者是需要大型精密仪器、多人协作、反复试验的研发项目。同样并非所有人都能够在远程环境下工作，比如说自控能力比较差的人，或者是易受家庭成员影响的人。

3.2 对远程员工失去控制，增加了管理难度

从节约成本角度考虑，企业是愿意发展远程员工的，但远程办公又不利于管理者控制和管理。管理者担心实施远程管理，上级领导无法对下属的工作进行直接的监督，担心员工无法将“工作和生活分开”，对员工的工作表现等各个方面情况都无法直接掌握。公司对员工的绩效考核和薪酬管理难度大大增加，另外，每个成员都处于不同的地理位置，有着不同的作息时间、不同的工作习惯等，这对整个团队的协调性起到了负面影响。

3.3 信息安全问题

Internet是一个开放的、无控制机构的网络，黑客经常会侵入网络中的计算机系统，或窃取机密数据和盗用特权，或破坏重要数据，或使系统功能得不到充分发挥直至瘫痪。

3.4 影响员工情感

实行远程办公，员工会逐渐失去上下班的时间概念，可能会失去了一些集体观念和纪律观念。也减少与同事或其他人接触的机会，同事之间、上下级之间的关系会趋于疏远，员工很难体会到公司的归属感，不利于员工个人的身心健康。

 

4 互联网技术下远程办公管理创新策略

在远程办公中，员工的需求多元化个性化、工作灵活性更高、员工对组织的感知降低，这些变化要求企业重新审视现有管理模式。此时，互联网技术与企业管理方式的融合，为远程办公管理带来了新思维。

4.1 确定适合远程办公的工作项目

选择合适的团队成员评估项目是否适合远程办公，或者项目的哪些部分适合远程办公。选择踏实肯干的员工，这样的员工不需管理人员监督即可完成工作，管理人员只需掌握其工作进度，监督核心业务的执行情况就行了。

4.2 应用云计算服务，建立信息共享平台，改进数据共享方式

企业管理者要应对远程办公中遇到的阻力，就要树立共享意识。建立信息共享平台，不仅能提高员工的工作效率，还能增强员工对组织的感知。管理者必须充分认识到先进的信息分享平台是管理远程办公的前提，广泛获取有效信息并通过构建信息共享平台，对员工信息的大数据管理，随时调动员工的积极性和创造性。员工将工作进度实时分享到公共平台，使每位员工的工作内容公开化，有助于互相监督和考评的公正性。

云计算技术的发展和成熟为跨平台数据资源的共享带来了“福音”，其强大的计算能力、高存储、低成本特征，使得资源的共享变得更加切合实际需求。与此同时，多采用云计算虚拟技术进行信息存储，注重信息安全加密技术能力不断提升。

4.3 建立一个安全快速可靠的网络系统，为远程办公筑造一道防火墙

整个远程办公的一切都是建立在互联网技术基础上的。很多远程办公的员工都在工作中遇到过一些挫折，其中最主要的原因是他们碰到了一些网络故障，而他们又没有能力解决，这就降低了远程办公的效率，同时也增加了对远程办公的不信任感。企业要想实现远程办公健康发展，建立一个安全快速可靠的网络系统是基础。此时的网络信息部门就变成了组织中的关键，信息部门要做到24小时值守，确保网络畅通。

此外要为远程办公建造一道防火墙，以使远程文件在保护中安全传输。例如SDN/NFV作为一种新型网络架构在信息安全方面受到关注。SDN虽然还在发展中，但是它为网络安全的发展提供了新的思路和手段，也给传统的安全解决方案带来挑战。SDN 可快速实现全网一致的安全策略与安全配置，并使动态防御成为可能。

4.4 网络沟通，增强员工之间的情感联系

远程员工因长时间与同事隔离，彼此无法面对面进行沟通，情感联系薄弱，所以在组织中就缺乏参与感，此时互联网技术为员工间的互动提供了条件。互联网技术使人与人的沟通距离与成本趋于零、信息的对称与信息的透明，使员工更能自由地表达自身的情感变化和价值诉求。企业在制定远程员工的管理策略时更要关注员工的情感需求，克服地域空间的隔离，建立与员工的情感链接。

例如，微信作为近年热门的社交软件，在职场员工中近乎做到全面覆盖。其通过网络快速发送语音短信、视频、图片(包括表情)和文字，支持多人群聊天等功能为远程办公带去许多便利。微信为远程员工提供了交流平台，朋友圈等都是员工维系情感的方式。

4.5 使用先进的软件工具辅助管理，数据化科学监督和评价员工

采用电子邮件、视频会议、远程协助软件等先进工具，这让团队成员不需要做不停重复的东西，以及那些日常又枯燥的任务，使团队成员们能够将几乎全部时间都专注在高效的工作任务上。

另外，远程员工因为与组织的隔离，与管理者较少见面，其不可见性，增加了管理者对其工作状态了解的难度，使得传统的考核管理方式已不再适用。数据化精准管理的出现为管理远程员工提供了新的思路。已成为当今世界的时代特征。互联网的环境中，利用先进的软件技术记录远程员工的工作过程，海量数据进入云端，通过对其工作情况数据收集和挖掘，形成准确的评价报告，从而实现使用最少的人力资源科学地对远程员工进行考核和评价。

例如国内一家软件企业提供的一款名为工时通的软件，可以轻松获知工作状态用户的工作时间，截屏，操作信息和工作内容动态会被自动上传，使管理者可以更直观简便地查看员工工作情况。帮助管理者分析员工各个数据之间的潜在联系，以便准确地了解远程员工的工作状态，并在此基础上制定相应的激励方案和制度,从而有效调动员工的积极性。管理者通过数据的管理能促进员工全身心地投入工作中，增强对领导支持的感知，提高领导对员工工作的了解程度，并有效地改善员工工作效率,增强远程员工的嵌入度。

 

5 工时通助力远程办公，用人性化提升工作效率

工时通产品伴随远程工作而诞生，其国外的兄弟产品Worksnaps已存在十几年之久，工时通专注于远程工作中需要解决的关键问题，使得远程工作更高效。

5.1 轻松获知工作状态，实现有效管理

用户的工作时间，截屏，操作信息和工作内容动态会被自动上传，使您可以更直观简便地查看员工工作情况。

• 记录时间和截屏

工时通的核心功能是通过截屏和记录用户操作来统计和跟踪工作情况。 与工作时间对应的的截屏可以展现工作情况，用户的操作（例如键盘鼠标点击，打开的应用程序，摄像头照片等）可以用来确定用户是否在有效地工作。

• 记录工作详细

工时通的每个工作时间记录包含一张员工电脑的全屏截图、每分钟鼠标和键盘的点击数（注意: 为保护隐私我们不记录键盘的实际敲击内容。）、每分钟里运行过的应用程序、一张摄像头拍摄的照片(可选)。

• 项目管理和用户管理

在工时通中，你可以将团队成员分到不同的项目和赋以不同的任务，这样就可以轻松的管理你的团队。每个成员只能访问他们被分配的项目，并对相关任务记录工作时间。作为项目经理，你可以管理所有项目，查阅各个项目和任务的记录时间。无需等待员工提交工作报告或者开会后才知道工作进展，在工时通中，您可以实时了解团队工作情况，就像在办公室上班考勤一样。

• 权限控制

您可以给每个用户分别分配一个角色，每个角色在项目中有不同的权限。灵活的权限管理使得团队能高效地运行。

• 个性化的用户设置

每个用户的设置可以根据相应的要求来调整，以便符合用户的工作习惯以及团队的要求。这样可以最大化的提高工作效率。

5.2 详尽的数据分析和报表，为管理者科学监督和评价提供依据

• 综合概览

工时通提供综合概览显示所有项目和用户的工作情况的总汇，简明扼要地展现最有效实用的数据，让您实时了解当前所有项目和用户的工作情况。

• 个性化报表

您可以通过灵活的配置产生所需要的各种个性化报告。另外，高级过滤器可以为您提供跨多个项目的详细报告。

• 多种报表工具

您可以通过高级工具用不同的方式查看或分享详细数据，例如：在日历中查看工作时间、在时间轴中查看工作时间、根据工作时间生成薪资单、分享工作报告和薪资单给其他人等。

管理者可以通过工时通提供的可视化工时记录及报表，准确地了解远程员工的工作状态，并在此基础上制定相应的激励方案和制度,从而有效调动员工的积极性。对于临时性员工，可以用实效工时计算薪资，用工时通来准确跟踪与工作相关的时间，不需担心该员工无效的时间，您可以只需支付实际工时的薪资。

5.3 智能容错轻量级客户端，支持多平台

• 轻量级客户端

用户使用工时通客户端记录工作时间。客户端是一个轻量程序，简单易用，占用很小的CPU和内存。

• 友好的提醒

当工时通客户端截图并准备发送到服务器时，会弹出一个倒计时提醒。用户可以选择提交，放弃，或预览。

• 灵活的配置

你可以设置配置参数，以满足用户的工作习惯和偏好，例如①当一个截图准备提交时，用户是否希望看到提醒。②提醒在屏幕上停留的时长，也就是倒计时多久再提交。③是否需要在间隔一段时间后收到提醒输入任务。④是否提交摄像头的即时照片。

• 智能的网络容错

工时通客户端为网络中断设计了智能的容错处理。如果用户的计算机暂时无法连接网路，工时通客户端会将截图以及工作记录保存在本地缓存中。当重新连接到网络时，它会马上传输给服务器。这使得工时通更加适用于远程工作。

• 支持Windows、 Linux和Mac系统

工时通客户端可以流畅地运行在所有常用的桌面系统中，包括Windows、Linux和Mac，满足您团队中的不同需要。

5.4 和其它项目管理软件无缝集成

可以和其他项目管理软件进行无缝集成，例如Worktile、Teambition、Tower等等。工时通可以通过API与其他软件集成。并提供双向的集成功能，即从第三方网站导入项目和任务或同步工作时间记录到第三方网站。

对于第三方导入的项目，工时通可以很智能地识别，并且可以自动从第三方获取最新的任务列表。而对用户来说并不会感到有什么不同。工作记录将被捕获并提交到工时通服务器，且随后会被同步到第三方网站。这些步骤都是在后台自动运行。

连接第三方网站的步骤简单便捷，只需要和第三方进行验证即可使用。 另外，工时通也支持同时与多个第三方网站连接。

5.5 注重隐私，用人性化提升工作效率

很多企业有一个相同的问题，就是劳资双方处于严重的对抗状态，工时通花了大量的精力研究如何提供更人性，更加“温暖”的产品。

• 用户决定是否提交记录

当截屏成功并准备发送到服务器时，客户端会通知用户，用户可以决定批准或放弃提交截屏记录。用户也可以配置客户端，使客户端以勿扰模式在后台运行。用户可以在非工作时间暂停运行客户端，也可以在继续工作时恢复运行客户端。用户假如不提交截图，对应的时间会被放弃，不会计入有效工时。

• 项目隐私设置

用户可以设置工时通客户端，使其在隐私模式下运行，使得上传的截图和活动记录只能自己可以看到。之后用户可以在网站中审阅截图，然后确定它们是否可以公开（也就是提交）为有效时间。

• 隐私过滤器

用户可以设置隐私过滤器，这样敏感信息将不会被提交到服务器。过滤器可以过滤掉截图或者使用的应用程序。当截图被过滤时，对应的时间不会提交，从而不会计入总的有效工时。

工时通一直提倡要把“工作和生活分开”，所有人应该意识到，工作上应该追求效率产生价值，在生活上追求自我满足，刷朋友圈只会严重碎片化自己的时间。所以作为管理者，在特定情形下有权让用户提交所有截屏和时间，也有权对某个用户取消隐私模式或禁止某个用户使用隐私过滤器。这样才能真正帮助企业员工掌控工作自由，而不是被工作推着走。

 

6 结束语

尽管远程办公还未被普遍认可，也存在一些问题，因为它的高效、节能、节省时间，必然会为新一代年轻人所热衷，我相信远程办公在不久的将来会越来越流行，不仅是这种工作方式更符合人性，更是社会发展的趋势。

工时通这个产品是真正来自企业远程办公管理的诉求，为远程办公管理提供了方便和可能，我们的出发点是为社会创造价值，做着做着越来越有使命感。但这条路还很长，我们的团队也不够成熟，它还要继续成长。